Opis grupe:

AUTOMATSKO KNJIŽENJE

Financijsko knjigovodstvo je jedna od osnovnih grupa u programu Synesis. Poseban položaj ovog modula proizlazi iz činjenice da se većina knjiženja u programu Synesis odvija automatski, odnosno da se ne moraju ručno unositi u financijsko knjigovodstvo. Tako se na primjer, dokument Račun iz grupe Prodaja automatski knjiži u financijsko knjigovodstvo.

U programu Synesis, automatsko knjiženje NE GENERIRA novi, nezavisni dokument (kao što je temeljnica), već se knjiženje provodi direktno od strane originalnog dokumenta (računa). Ovo znači slijedeće: nakon što dokument Račun izvrši automatsko knjiženje u financijsko knjigovodstvo, u modulu Financijsko NE POSTOJI nikakav dokument koji se može mijenjati ili brisati u modulu Financijsko, već samo postoje knjiženja dokumenta RAČUN koja se vide u izvještajima iz grupe Financijsko (npr. dnevnik knjiženja, kartice, bilance…). Na izvještajima Financijskog knjigovodstva, kao oznaka dokumenta kojim je izvršeno knjiženje, uvijek stoji naziv i broj originalnog dokumenta. Tako, npr, u dnevniku knjiženja, u stupcu ‘naziv dokumenta’ piše ‘Račun 1’.

Ovakav način knjiženja omogućuje potpunu integriranost i točnost knjiženja. U slučaju da naknadno mijenjate ili brišete dokument ‘Račun 1’, automatski će biti promijenjena (ili obrisana) i sva njegova knjiženja u modulu financijsko. Zahvaljujući ovom sustavu, više se ne morate brinuti oko usklađenosti analitičkih i drugih evidencija s financijskim knjigovodstvom. Usklađenost je osigurana automatski, jer se izmjenama bilo kojeg dokumenta automatski mijenjaju i njegova knjiženja. Navedeno se ne odnosi samo na financijsko knjigovodstvo, već i na druge evidencije u koje se vrši automatsko knjiženje. Na primjer, dokument Račun-otpremnica automatski knjiži u financijsko, knjigu IRA i robno. Ako naknadno promijenite podatke na računu, automatski će biti izvršene izmjene ne samo u financijskom knjigovodstvu, već i u knjizi IRA i u robnom knjigovodstvu.

U okviru financijskog knjigovodstva, integrirani su i saldakonti, tako da su i oni potpuno usklađeni s financijskim knjigovodstvom.

Ukratko, nakon što napišete račun kupcu, možete, na primjer, odmah štampati bilancu stanja, uspjeha, statistički obrazac, PDV obrazac, itd… a maloprije napisani račun već je uključen u sve navedene izvještaje, bez ikakvog dodatnog ručnog knjiženja ! Ako naknadno izmjenite navedeni račun, svi navedeni izvještaji su također izmijenjeni, jer su u njima automatski obuhvaćene sve izmjene na računu, bilo da mijenjate kupca, robu, količinu, cijenu ili bilo koji drugi podatak.

RUČNO KNJIŽENJE

Budući da uvijek postoje knjiženja koja se unose ručno, u modulu Financijsko postoje dva dokumenta za upis knjiženja. Jedan je Temeljnica, a drugi Izvod. Temeljnica se koristi za ručni unos knjiženja bilo koje vrste, dok se dokument Izvod koristi za knjiženje prometa žiro računa. (Promet žiro računa može se također knjižiti i dokumentom Temeljnica, ali je uveden poseban dokument radi bolje preglednosti financijskih izvještaja).

Ručnim knjiženjem knjiže se samo one poslovne promjene koje nisu obuhvaćene automatskim knjiženjem. Da bi vidjeli koji se dokumenti knjiže automatski, proučite uputstvo svakog od dokumenata. Također, svaki dokument koji vrši automatsko knjiženje u financijsko knjigovodstvo, na ekranu prikazuje gumb ‘FIN’. Klikom na ovaj gumb dobiti ćete prikaz dnevnika knjiženja za navedeni dokument. Prikaz dnevnika knjiženja aktivirati će se samo za one dokumente koji su već spremljeni, odnosno proknjiženi. Za nove dokumente, koji još nisu spremljeni (dakle, niti proknjiženi) klikom na gumb FIN neće se dobiti prikaz knjiženja.

PRELAZNI RAČUNI

U knjigovodstvenoj praksi postoje situacije koje se ne mogu rasknjižiti u cijelosti jednim jedinim dokumentom. U takvim situacijama, program Synesis koristi tzv. prelazne račune. Na primjer, dokument Primka iz grupe Robno, koji se koristi za zaprimanje trgovačke robe na skladište veleprodaje, automatski knjiži ulaz robe na skladište. Budući da dokument Primka ne obuhvaća podatke o ulaznom računu, protustavka za knjiženje ulaza robe na skladište ne može biti konto obveze prema dobavljačima (konto 2200), već se koristi prelazni konto ‘Obveze za primljenu a nefakturiranu robu’. Kada se naknadno, (kroz dokument URA) knjiži ulazni račun, tada se konta obveze prema dobavljačima i konto pretporeza zatvaraju s kontom obveze za primljenu a nefakturiranu robu.

Napomena:
Konto obveze za primljenu a nefakturiranu robu može se definirati kao konto s analitikom ‘dobavljači’ , tako da se u saldakontima prati po pojedinim dobavljačima.

ZATVARANJE STAVAKA

Zatvaranje stavaka može se izvršiti ne samo na kontima kupaca i dobavljača, već i na bilo kojem drugom kontu glavne knjige koji nema analitiku po kupcima odnosno dobavljačima (zatvaranje stavaka na kontima koji nemaju analitiku po kupcima i dobavljačima nije obvezno, ali može biti korisno kod tzv. prelaznih računa, ili u nekoj drugoj situaciji) .

Zatvaranje stavaka može se izvršiti ručno ili automatski, a u tu svrhu se koriste dokumenti Zatvaranje stavaka (ručno zatvaranje) i Automatsko zatvaranje. Jednom zatvorene stavke, mogu se naknadno otvoriti upotrebom dokumenta Otvaranje stavaka, ili naknadnim brisanjem/mijenjanjem dokumenta s kojima su zatvorene.

DEVIZNO KNJIGOVODSTVO

Za korisnike koji osim redovnog knjigovodstva moraju voditi i devizno knjigovodstvo, u okviru grupe Financijsko otvoreni su i dokumenti za knjiženje u devizno knjigovodstvo.
Za knjiženje u devizno knjigovodstvo postoje dva dokumenta: ‘Temeljnica D’ i ‘Devizna temeljnica’.
Devizna temeljnica knjiži samo u devizno knjigovodstvo, a pri tome ne ažurira redovno kunsko knjigovodstvo.
Temeljnica D koristi se za istovremeno knjiženje u redovno financijsko knjigovodstvo i u devizno knjigovodstvo.

OSTALE FUNKCIJE

U grupi Financijsko, nalaze se još dokumenti za otvaranje kontnog plana (dokument Konto), poseban dokument za upisivanje početnog stanja (dokument Početno stanje) te automatske bilance stanja i uspjeha te Statistički izvještaj.