Opis grupe

Robno je grupa dokumenata i izvještaja za praćenje robnog knjigovodstva. Pod robnim knjigovodstvom smatra se praćenje ulaza i izlaza trgovačke robe sa veleprodajnog skladišta, odnosno praćenje ulaza i izlaza vlastitih proizvoda na skladištu gotovih proizvoda. Grupa Robno nije namijenjena za praćenje skladišta koja nemaju veze s trgovačkim poslovanjem, kao što su skladišta sirovina, uredskog materijala i slično… Za ove svrhe, koristi se grupa Materijalno.

OTVARANJE SKLADIŠTA
U poduzeću može postojati jedno ili više skladišta robe odnosno gotovih proizvoda. Da bi ovim programom mogli pratiti njihovo poslovanje, potrebno je prvo definirati skladišta. Svako skladište za koje se želi voditi knjigovodstvo, potrebno je prijaviti programu upisom u dokument Skladište. Upis podataka u dokument Skladište potreban je i onda kada u poduzeću postoji samo jedno skladište. Sve dok dokumentom Skladište niste otvorili barem jedno skladište, nećete moći koristiti ostale dokumente iz grupe Robno.

Kad jednom definirate skladišta, program će za svako od njih generirati odvojene nizove dokumenata Primka, Otpremnica, Međuskladišnica, itd.. Za svako skladište, redni brojevi dokumenata su nezavisni od rednih brojeva dokumenata u ostalim skladištima, odnosno svi počinju od broja 1.

Kad pokrenete bilo koji dokument iz grupe Robno, prije početka upisa podataka, potrebno je odabrati skladište za koje vršite unos. Ako je dokumentom Skladište definirano samo jedno skladište, tada se izbor skladišta ne pojavljuje na ekranu, jer izbor nije ni potreban – riječ je uvijek o istom skladištu.

Za razliku od ostalih dokumenata, izbor skladišta ne pojavljuje se na dokumentu Roba, jer je šifarnik roba zajednički za sva skladišta u poduzeću, kako bi se osigurala jedinstvenost sustava šifriranja. Budući da je šifarnik roba neovisan o skladištima, podaci o robama mogu se upisivati i prije nego što su definirana skladišta.

VEZA S DOKUMENTIMA IZ GRUPE PRODAJA
Dokumenti iz grupe Robno, u pravilu se uvijek koriste u kombinaciji s dokumentima iz grupe Prodaja. Ove dvije grupe dokumenata predstavljaju jedinstvenu cjelinu kada je riječ o veleprodaji, ili o prodaji vlastitih proizvoda sa skladišta. Unatoč njihovoj organskoj povezanosti, dokumenti su podijeljeni u dvije grupe zato što se u određenim situacijama dokumenti iz grupe Prodaja mogu koristiti i samostalno, bez dokumenata iz grupe Robno. Ovo će biti slučaj kod fakturiranja usluga, ili kod prodaje vlastitih proizvoda bez praćenja skladišta gotovih proizvoda.

Da bi dokumenti iz grupe Prodaja mogli djelovati jedinstveno s dokumentima iz grupe Robno, skladišta koja vrijede za grupu Robno moraju vrijediti i za grupu Prodaja. Stoga i u grupi Prodaja postoji dokument Skladište s kojim se definiraju skladišta. Ovaj dokument je identičan dokumentu Skladište u grupi Robno, a podaci o skladištu mogu se upisivati bilo u grupi Robno, bilo u grupi Prodaja, jer, jednom upisani, vrijede za obje grupe istovremeno.

DOKUMENTI IZ GRUPE ROBNO
Dokumenti Primka i Otpremnica služe za evidentiranje ulaza odnosno izlaza robe sa skladišta.
Dokument Međuskladišnica služi za prijenos robe s jednog skladišta na drugo, u slučaju kada je definirano više skladišta trgovačke robe.
Dokument Povratnica koristi se za povrat robe dobavljaču.
Zaliha je dokument za uvid u trenutno stanje zaliha robe.
Usklađenje je dokument za financijsko usklađenje vrijednosti zaliha robe.
Dokument Roba je matični podatak o robama koje su predmet robnog knjigovodstva.
Skladište je matični dokument kojim se otvaraju nova skladišta.( Dokument Skladište je selektor za grupu Robno).

PONDERIRANA PROSJEČNA CIJENA
Obrada dokumenata iz grupe Skladište nešto je sporija od obrade drugih dokumenata, budući da se u trenutku upisa dokumenta u bazu podataka treba izvršiti obračun prosječne cijene. Ovo se posebno odnosi na naknadnu izmjenu već upisanih dokumenata koji evidentiraju ulaz robe na skladište (Primka, Međuskladišnica i Povratnica), jer svaka naknadna promjena ulaznih vrijednosti ima za posljedicu ponovno preračunavanje svih izlaznih dokumenata koji su se dogodili poslije ulaza, što može biti dugotrajan proces. Tako, npr. ako danas mijenjate dokument Primka kojeg ste upisali prije tri mjeseca, prilikom spremanja primke, program će morati izvršiti ponovni proračun prosječne cijene za sve otpremnice koje su nastale nakon promijenjene primke. U poduzećima s većim prometom to može biti vrlo veliki broj dokumenata.

Zahvaljujući ovakvom načinu obračuna prosječne cijene, robno knjigovodstvo uvijek daje točne vrijednosti zaliha, a također je i uvijek usklađeno s financijskim knjigovodstvom, jer se kod naknadnog preračunavanja svih izlaznih dokumenata, ponovno vrši i njihovo knjiženje u financijsko knjigovodstvo s novim, izmijenjenim vrijednostima. Na ovaj način, što god knjižili, kad god knjižili, uvijek ćete imati konzistentan odnos između materijalnog i financijskog knjigovodstva.

Dokumenti iz grupe Robno vrijednost zaliha prate po metodi ponderirane prosječne cijene. Prilikom izračuna prosječne cijene na određeni dan, program ne uzima u obzir stanje na skladištu na taj dan, već se prosječna cijena računa tako da se ukupna nabavna vrijednost svih ulaza podijeli s ukupnom količinom robe koja je ušla do dana za kojeg se radi izračun prosječne cijene, odnosno u izračunu prosječne cijene sudjeluju samo podaci o ulazu robe na skladište. Ova metoda može se nešto malo razlikovati u rezultatu od metode koja prosječnu cijenu računa na bazi trenutnog stanja zaliha, ali može biti brža i nekoliko desetaka puta od metode izračuna prema saldu.

Kod metode izračuna prosječne cijene prema saldu, potrebno je uzeti u obračun sve podatke o ulazu i o izlazu robe do datuma za kojeg se računa prosječna cijena. Ovo bi imalo za posljedicu čitanje daleko većeg broja podataka iz baze podataka za svaki pojedinačni artikl, (jer se moraju pročitati i svi ulazi i svi izlazi) i samim time duže vrijeme potrebno za izračun prosječne cijene. Razlika u brzini izračuna posebno bi bila značajna kod onih poduzetnika koji imaju daleko više otpremnica od primki, što je najčešći slučaj u poslovanju. Stoga smo se odlučili za metodu obračuna samo prema ulaznim podacima, jer je nekoliko puta brža od metode prema saldu, a u 99,9% slučajeva daje identičan rezultat. Također, ovakav postupak je u skladu s MRS-ovima.

Razlike u obračunu mogu nastati ako su velike razlike u nabavnim cijenama za isti artikal, te ako koristimo dokumente Interni prijenos, Interni prijenos II i Povratnica i ako je vrijednost robe koja se vraća različita od prosječne cijene na dan kada se roba vraća. U svakom slučaju, razlike koje nastanu kao posljedica korištenja metode prema ulazu robe, mogu se uvijek ručno rasknjižiti dokumentom Usklađenje, ili automatski upotrebom dokumenta Automatsko usklađenje, koji se, između ostalog, koriste i u ove svrhe.

Dokument Automatsko usklađenje je posebno pogodan za ove svrhe jer sam automatski otkriva razlike u obračunu, te knjiži ispravak vrijednosti zaliha, kako bi ih sveo na stvarnu prosječnu cijenu. Ovo je moguće zato jer dokument Automatsko usklađenje prosječnu cijenu izračunava tako što u obzir uzima i stanje na skladištu, te je izračun prosječne cijene 100 % točan.