Opis grupe

Grupa Recepcija namijenjena je za vođenje poslovanja recepcije u manjem hotelu ili njemu sličnom smještajnom objektu (kamp, privatni iznajmljivači…)

Grupa Recepcija ne može se koristiti samostalno već se mora koristiti i grupa Knjiga gostiju, na koju se ova grupa nadograđuje.

U modulu Recepcija nalaze se dokumenti za rezerviranje soba, upis gostiju i izdavanje računa. Prijava gostiju povezana je s grupom Knjiga gostiju, te svaki prijavljeni gost automatski ulazi u knjigu gostiju.

Za svakog gosta automatski se vrši obračun cijene osnovnih usluga smještaja (noćenje, polupansion, puni pansion…) prema cjeniku koji se upisuje dokumentom Cjenik soba. U cjeniku soba, mogu se zadati različite cijene za različite periode (sezona, predsezona, izvan sezone…).

Računi se mogu izdavati za pojedinog gosta, za sve goste iz jedne sobe ili za grupu gostiju odjednom.

Osim osnovnih usluga smještaja, gostu se mogu zaračunati i dodatne usluge. Ove usluge mogu biti iskazane na osnovnom računu (Račun H), ili na posebnom računu (Račun HO), ukoliko to gost zahtijeva, ili ako se radi o agencijskom gostu.

Programom se mogu izdavati i devizni računi, upotrebom računa HD.

Male gotovinske račune (šank, restoran,…) gosti mogu plaćati odmah gotovinom, ili ih platiti po odlasku iz hotela. Ako se plaćaju po odlasku iz hotela, računi se dnevno evidentiraju putem dokumenta Gotovinski računi, a prilikom odjave gosta, dokumentom Izvanpansionska potrošnja vrši se obračun i rekapitulacija svih takvih računa.

Za praćenje potrošnje gosta (za male gotovinske račune) mogu se koristiti hotelske kartice. Detaljnije informacije o njima nalaze se u opisu grupe Hotelske kartice.

Modul recepcija automatski obračunava boravišnu taksu i iskazuje je na računu, zajedno s osnovnim uslugama.

ZAKLJUČAK GODINE
Na kraju poslovne godine, potrebno je izvršiti zaključak knjige (gumb Alati na izborniku knjiga) kako bi se pripremila nova knjiga za novu poslovnu godinu. Tijekom zaključka, program automatski prenosi u slijedeću poslovnu godinu sve goste koji su započeli boravak u jednoj godini, a završavaju u drugoj. Također, prenose se i svi šifarnici kao i podaci o sobama i cijenama soba.

Nakon što je izvršen zaključak godine, program će za novu poslovnu godinu otvoriti novu knjigu u kojoj se nalaze podaci potrebni za rad u novoj poslovnoj godini. Prije početka rada, potrebno je u dokumentu Cjenik soba upisati nove intervale datuma za koje vrijede upisane cijene. (jer se trenutno u njoj nalaze prošlogodišnji datumi).

Za goste koju su boravak započeli u prošloj godini, računi se izdaju u knjizi nove godine, budući da su podaci o takvim gostima prenešeni u novi poslovnu godinu.