Opis grupe

Materijalno je grupa dokumenata i izvještaja za praćenje materijalnog knjigovodstva. Pod materijalnim knjigovodstvom smatra se praćenje ulaza i izlaza sirovina za proizvodnju, odnosno drugih vrsta materijala (npr. uredski materijal) koji se čuvaju na skladištu. Grupa Materijalno nije namijenjena za praćenje skladišta trgovačke robe, niti za praćenje skladišta gotovih proizvoda. Za ove svrhe, koristi se grupa Robno.

OTVARANJE SKLADIŠTA
U poduzeću može postojati jedno ili više skladišta materijala. Da biste ovim programom mogli pratiti njihovo poslovanje, potrebno je prvo definirati skladišta. Svako skladište za koje se želi voditi knjigovodstvo, potrebno je prijaviti programu upisom u dokument Skladište M. Upis podataka u dokument Skladište M potreban je i onda kada u poduzeću postoji samo jedno skladište. Sve dok dokumentom Skladište M niste otvorili barem jedno skladište, nećete moći koristiti ostale dokumente iz grupe Materijalno.

Kad jednom definirate skladišta, program će za svako od njih generirati odvojene nizove dokumenata Primka M, Izdatnica, Međuskladišnica M, itd.. Za svako skladište, redni brojevi dokumenata su nezavisni od rednih brojeva dokumenata u ostalim skladištima, odnosno počinju od broja 1.

Kad otvorite bilo koji dokument iz grupe Materijalno, prije početka upisa podataka, potrebno je odabrati skladište za koje vršite unos. Ako je dokumentom Skladište M definirano samo jedno skladište, tada se izbor skladišta ne pojavljuje na ekranu, jer izbor nije ni potreban – riječ je uvijek o istom skladištu.

Za razliku od ostalih dokumenata, izbor skladišta ne pojavljuje se na dokumentu Materijal, jer je šifrarnik materijala zajednički za sva skladišta u poduzeću, kako bi se osigurala jedinstvenost sustava šifriranja. Budući da je šifrarnik materijala neovisan o skladištima, podaci o materijalima mogu se upisivati i prije nego što su definirana skladišta.

VEZA S DOKUMENTIMA IZ GRUPE PROIZVODNJA
Dokumenti iz grupe Materijalno, mogu se koristiti u kombinaciji s dokumentima iz grupe Proizvodnja. Ove dvije grupe dokumenata predstavljaju jedinstvenu cjelinu kada je riječ o proizvodnom procesu. Unatoč njihovoj organskoj povezanosti, dokumenti su podijeljeni u dvije grupe zato što se dokumenti iz grupe Materijalno mogu koristiti i samostalno, bez dokumenata iz grupe Proizvodnja.

Da bi dokumenti iz grupe Proizvodnja mogli djelovati jedinstveno s dokumentima iz grupe Materijalno, skladišta koja vrijede za grupu Materijalno moraju vrijediti i za grupu Proizvodnja. Stoga i u grupi Proizvodnja postoji dokument Skladište M s kojim se definiraju skladišta. Ovaj dokument je identičan dokumentu Skladište M u grupi Materijalno, a podaci o skladištu mogu se upisivati bilo u grupi Materijalno, bilo u grupi Proizvodnja, jer, jednom upisani, vrijede za obje grupe istovremeno.

DOKUMENTI U GRUPI
Dokumenti Primka M i Izdatnica služe za evidentiranje ulaza i izlaza materijala sa skladišta.
Dokument Međuskladšnica M služi za prijenos materijala s jednog skladišta materijala na drugo, u slučaju kada je definirano više skladišta materijala.
Dokument Povratnica M koristi se za povrat materijala dobavljaču.
Zaliha M je dokument za uvid u trenutno stanje zaliha materijala.
Usklađenje M je dokument za financijsko usklađenje vrijednosti zaliha materijala.
Automatsko usklađenje M je dokument za automatsko usklađenje financijske vrijednosti zaliha materijala.
Primaoc je šifrarnik primatelja materijala, a to mogu biti odjeli u poduzeću, gradilišta, proizvodni pogoni i slično. Podaci u dokumentu Primaoc zajednički su za sva skladišta u grupi Materijalno.
Dokument Materijal je matični podatak o materijalima koji su predmet materijalnog knjigovodstva.
Skladište M je matični dokument kojim se otvaraju nova skladišta materijala. ( Dokument Skladište M je selektor grupe Materijalno)

PONDERIRANA PROSJEČNA CIJENA
Obrada dokumenata iz grupe Materijalno nešto je sporija od obrade drugih dokumenata, budući da se u trenutku upisa dokumenta u bazu podataka treba izvršiti obračun prosječne cijene. Ovo se posebno odnosi na naknadnu izmjenu već upisanih dokumenata koji evidentiraju ulaz materijala na skladište (Primka M, Međuskladišnica M i Povratnica M), jer svaka naknadna promjena ulaznih vrijednosti ima za posljedicu ponovno preračunavanje svih izlaznih dokumenata koji su se dogodili poslije ulaza, što može biti dugotrajan proces. Tako, npr. ako danas mijenjate dokument Primka M kojeg ste upisali prije tri mjeseca, prilikom spremanja primke, program će morati izvršiti ponovni proračun prosječne cijene za sve izdatnice koje su nastale nakon promijenjene primke. U poduzećima s većim prometom to može biti vrlo veliki broj dokumenata.

Zahvaljujući ovakvom načinu obračuna prosječne cijene, materijalno knjigovodstvo uvijek daje točne vrijednosti zaliha, a također je i uvijek usklađeno s financijskim knjigovodstvom, jer se kod naknadnog preračunavanja svih izlaznih dokumenata, ponovno vrši i njihovo knjiženje u financijsko knjigovodstvo s novim, izmijenjenim vrijednostima. Na ovaj način, što god knjižili, kad god knjižili, uvijek ćete imati konzistentan odnos između materijalnog i financijskog knjigovodstva.

Dokumenti iz grupe Materijalno vrijednost zaliha prate po metodi ponderirane prosječne cijene. Prilikom izračuna prosječne cijene na određeni dan, program ne uzima u obzir stanje na skladištu na taj dan, već se prosječna cijena računa tako da se ukupna nabavna vrijednost svih ulaza podijeli s ukupnom količinom materijala koji je ušao do dana za kojeg se radi izračun prosječne cijene, odnosno u izračunu prosječne cijene sudjeluju samo podaci o ulazu materijala na skladište. Ova metoda može se nešto malo razlikovati u rezultatu od metode koja prosječnu cijenu računa na bazi trenutnog stanja zaliha, ali je znatno brža od metode izračuna prema saldu.

Kod metode izračuna prosječne cijene prema saldu, potrebno je uzeti u obračun sve podatke o ulazu i o izlazu robe do datuma za kojeg se računa prosječna cijena. Ovo bi imalo za posljedicu čitanje daleko većeg broja podataka iz baze podataka za svaki pojedinačni artikl, (jer se moraju pročitati i svi ulazi i svi izlazi) i samim time duže vrijeme potrebno za izračun prosječne cijene. Razlika u brzini izračuna posebno bi bila značajna kod onih poduzetnika koji imaju daleko više izdatnica od primki, što je najčešći slučaj u poslovanju. Stoga smo se odlučili za metodu obračuna samo prema ulaznim podacima, jer može biti i nekoliko desetaka puta brža od metode prema saldu, a u 99,9% slučajeva daje identičan rezultat. Također, ovakav postupak je u skladu s MRS-ovima.

Razlike u obračunu mogu nastati samo ako koristimo dokument Povratnica M i ako je vrijednost materijala koji se vraća različita od prosječne cijene na dan kada se materijal vraća. U svakom slučaju, razlike koje nastanu kao posljedica korištenja metode prema ulazu robe, mogu se uvijek rasknjižiti dokumentima Automatsko usklađenje M ili usklađenje M, koji se, između ostalog, i koriste u ove svrhe. Dokument Automatsko usklađenje M automatski otkriva greške u obračunu prosječne cijene i naknadno knjiži ispravak vrijednosti zaliha, kako bi otklonio moguća odstupanja.

NAPOMENA:
Većina dokumenata iz grupe Materijalno ima u nazivu kao dodatak slovo ‘M’ (npr. Primka M) kako bi se razlikovali od sličnih dokumenata iz grupe Robno, (u kojem također postoji dokument Primka). Slovo ‘M’ je odabrano kao oznaka za ‘Materijal’.