Mikro produktivnost – mali koraci, veliki ciljevi

Produktivnost kao proizvodni učinak javlja se privatno i poslovno. Kao omjer proizvodnog učinka i onoga što je potrebno uložiti za taj učinak. Na makro razini, ulaganja u fizički kapital, ljudski kapital i inovacije potiču produktivnost. Na mikro razini, produktivnost ovisi o pojedincu i njegovom kontinuiranom radu i naporima za ostvarivanje nekog cilja. Iako su ulaganja u produktivnost na makro razini važna, ulaganja na mikro razini još su važnija.

Mikro produktivnost se sastoji u fokusiranju na više manjih zadataka koji vode do određenog cilja koji bi inače bio “prevelik zalogaj”. Zbog činjenice da je ljudski mozak ograničen kada je u pitanju količina informacija koje može zapamtiti i radnji koje istovremeno može odraditi ovaj pristup zadacima je i više nego učinkovit prilikom obavljanja zadataka. Neka istraživanja pokazuju da je prosječni kapacitet radne memorije tri do pet stavki. Razbijanje većeg projekta u manje zadatke pomaže da se veliki zadaci čine pristupačniji te je korisno za određivanje sljedećih koraka u projektu. Ispunjavanje manjih zadataka pridonosi održavanju razine zadovoljstva te inspiracije potrebne za daljnji rad.

Kada se govori o poboljšanju produktivnosti na radnom mjestu male promjene mogu dovesti do velikih skokova u performansama. To nazivamo mikro produktivnost u praksi. Postoje tri jednostavne taktike koje svaki menadžer može isprobati:

• Prvo je bitno da osoba radi prema svom unutarnjem satu. Oko 14% stanovništva su jutarnji tipovi, 21% su večernji, a ostali pripadaju negdje između. Bitno je znati kojem tipu osoba pripada i prema tome rasporediti vrijeme i obaveze.
• Druga taktika je sat slobodan od odvlačenja pažnje. Zaposlenicima treba osigurati barem jedan sat dnevno bez ometanja i odvlačenja pozornosti. To omogućava obavljanje velikog dijela usredotočenog posla te napredak.
• Treća bitna stavka su sastanci koji ne smiju biti raštrkani preko cijelog radnog dana ili tjedna. Ne razmišljajući o vremenu sastanka nesvjesno se ubija produktivnost jer je vrijeme provedeno u iščekivanju sastanka puno manje produktivno.

Nadalje, postoje četiri jednostavna koraka za osobno primjenjivanje mikro produktivnosti:

1. U prvom koraku postavlja se glavni cilj. To može biti pisanje romana, vraćanje u formu, učenje novog programskog jezika, itd.
2. U drugom se koraku postavljeni cilj razlaže na mikro zadatke. Recimo da je nečiji cilj do kraja godine naučiti novi programski jezik. Način postizanja cilja je odvajanje 2 sata dnevno za učenje.
3. U trećem je koraku bitno napraviti raspored izvođenja mikro zadataka. Ako se vratimo na učenje novog programskog jezika, 2 sata dnevno mogu se podijeliti na dva intervala – jedan sat ujutro i jedan sat popodne.
4. Četvrti korak je iskorištavanje praznog hoda. Bilo koji komad slobodnog vremena od 5 do 10 minuta, koji bi inače bio potraćen (reklame, javni prijevoz, čekanje na mikrovalnu pećnicu…), može se iskoristi za učenje o novom programskom jeziku. Ne bi se trebao koristiti svaki slobodni 5-minutni dio dana jer svatko treba vrijeme za odmor i “punjenje baterija”, ali nekoliko ovakvih blokova dnevno čine veliki dio posla.

Mikro produktivnost nije prisutna samo kod razlaganja velikih zadataka na manje. Može se primijeniti i za obavljanje nepovezanih zadaća u kratkom vremenu. Ispunjavanje inače potraćenih pauza kratkim zadacima donosi zadovoljstvo. Ovdje nije bit u završavanju velikog zadatka već napraviti taj prozorčić vremena produktivnim. Traćenje vremena je bilo koje vrijeme u kojem osoba čeka da se nešto obavi kako bi nastavila s poslom. Duljina tih razdoblja čekanja određuje koja se vrsta zadataka može izvršiti. To su čekanje u redu, vožnja dizalom ili javni prijevoz. Puno toga se može napraviti za 30 sekundi. Najmanji periodi vremena su najunosniji iz perspektive produktivnosti. Zbog učestalosti, preporučljivo ih je koristiti što češće, jer zbrojeni, daju veliku količinu konstruktivno iskorištenog vremena. To može biti razvrstavanje e-mailova, postavljanje alarma, pravljenje bilješki, brisanje kontakata.

Nije teško usavršiti mikro produktivnost. Mikro produktivnost leži u velikom zadatku koji često može izgledati nepremostiv, a rješenje je razbiti ga u nešto “probavljivo”. S druge strane, mikro zadaci su mali nepovezani koraci koji se udružuju kako bi oblikovali neki cilj. Ključna je jednostavnost tih zadataka. Cilj može biti udaljen godinama, ali sve počinje s mikro zadacima.

Svakodnevnom primjenom mikro produktivnosti i Ofir je ostvario velike rezultate te pokrenuo brojne projekte. Više o tome pročitajte ovdje.

Blogovi, informacije i novosti iz Ofirove perspektive nalaze se ovdje.