Gdje su vaši podaci i znate li raditi od kuće?!

Možemo reći kako je današnje poslovanje gotovo potpuno digitalizirano, a izostanak računalne podrške gotovo je nezamisliv već i u mikro poduzećima. Kažu kako je podatak „sirovina“ za informaciju, a informacija, posebno ona pravovremena, neprocjenjiva – no jesu li te vaše sirovine zaista vrijedne…

Ovim blogom željeli smo vas najozbiljnije pitati koliko su vam poslovni podaci zaista važni?! Pri tome, ne ulazimo u svima mrsko područje GDPRa i osobnih podataka Vas ili zaposlenika. Jednako tako, ne mislimo ispitati vašu bojazan o špijuniranju Facebooka ili drugih društvenih mreža koje automatski nude karte za koncert na koji ste tek pomislili ići. Razmatrajmo samo poslovne podatke i njihovu manipulaciju.

Više od 99% klijenata prilikom početka suradnje kaže nam slično što i Vi: „Iznimno važni! Ne bismo mogli poslovati bez toga.“ Krenimo od nekoliko jednostavnih pitanja:

1. kako upravljate vašim dokumentima? Radi li svaki zaposlenik svoju strukturu dokumenata ili već postoji neki način na razini tvrtke? Spremaju li se dokumenti na pojedinačno računalo ili zajednički poslužitelj / cloud rješenje?
2. jesu li zaposlenici, barem minimalno, upućeni u postavke sigurnosti odnosno odgovornom upravljanju dokumentima i elektroničkom poštom?
3. posjedujete li sigurnosnu kopiju vaših podataka? gdje je ona fizički spremljena ili koja je učestalost spremanja?
4. je li većina vašeg poslovanja pohranjena u digitalnom obliku i s pomoću informacijsko komunikacijske tehnologije? ako da, kakvo je stanje te tehnologije u vašem poslovnom okruženju?
5. imate li dokumentaciju informacijsko komunikacijske opreme (računala, poslužitelj, mrežna oprema)? Kada su kupljeni i koje je njihovo stanje?
6. vodite li računa o licencama i pravovremenoj obnovi softverskih nadogradnji (operativnog sustava, ali i drugih aplikativnih rješenja)?

Osim „fizičke“, instalirane opreme koja se nalazi u vašem posjedu sigurno postoji nekoliko servisa koje koristite putem interneta. Web stranica i podaci vezani uz istu također su dio ovih pitanja:

1. posjeduju li svi zaposlenici poslovne adrese elektroničke pošte? znaju li lozinke za njih? postoji li objedinjeni spisak ili evidencija aktivnih email adresa?
2. gdje se nalazi hosting (poslužitelj) za web stranicu? kako i koliko se plaća te postoji li mogućnost pristupa za vas ili vaše zaposlenike?
3. tko je vlasnik ili administrativno tehnička osoba vaše domene (dns.hr ili drugi domenski registar)?
4. ima li vaša web stranica mogućnost pristupa administraciji i tko sve pristupa istoj s ciljem uređivanja sadržaja ili tehničkog održavanja / sigurnosne nadogradnje?
5. koji su pristupni podaci vaših društvenih mreža?

Slažemo se odmah i s vašim odgovorom. „I u slučaju da znam odgovore na sva vaša pitanja, ne znači da su podaci sigurni.“. Apsolutno točno. Ipak, odgovorima na ova (i još poneka) pitanja osiguravamo minimizaciju izazova koje biste mogli imati. Online svijet teško će ponuditi 100% zaštitu i sigurnost svih elemenata vašeg IKT sustava. Nedavni primjeri upućuju kako i najveći sustavi moraju posvetiti puno pažnje upravo elementima sigurnosti informatičkog sustava.

Shodno našem iskustvu nerazumijevanje ili nebriga za sigurnost IT sustava od strane korisnika najčešće su sigurnosne greške. Lako pamtljive lozinke u kombinaciji s lakovjernim otvaranjem sumnjive e-pošte može rezultirati potpunom katastrofom za malo poduzeće. Kriptovirusi uz potrebnu otkupninu (ransomware) bez sigurnosne kopije izazivaju nesagledive posljedice i štetu (podaci postaju potpuno nečitljivi, a i plaćanje „otkupnine“ ne znači nužno i povrat podataka). Usmjeravanje korisnika, edukacija zaposlenika te shvaćanje važnosti sigurnosti podataka neizmjerno pomažu u situacijama kada godine rada mogu „na klik“ otići u nepovrat.

Kao da inače nije dovoljno dinamično i izazovno, trenutna situacija koronavirusa zadaje dodatan ozbiljan udarac na globalno gospodarstvo. Sastanci, zadaci, ali i cjelokupno poslovanje, gdje god je to moguće seli se na Internet. Novi trenutci po pitanju sigurnosti, kapaciteta i mogućnosti koje tvrtka posjeduje, a s ciljem osiguranja udaljenog rada za svoje djelatnike. Obrazovne ustanove organiziraju nastavu online. Dio našeg poslovanja usmjerili smo i prema toj grani stoga pomažemo klijentima otkloniti sve izazove. Posebno tko nije navikao, rad od kuće može biti vrlo produktivan, no puno ovisi o pojedincu i mogućnosti fokusa odnosno samodiscipline. Koliko god krizna situacija potrajala, smatramo da će uvelike promijeniti način poslovanja te još ozbiljnijeg shvaćanja informacijsko komunikacijske tehnologije kao temeljnog čimbenika uspješnog poslovanja.

Usput rečeno – gotovo svi Ofirovci vrijedno rade i od kuće. Tek nekoliko njih na raspolaganju je u uredu i u pripravnosti za terenske intervencije. Trudimo se svim klijentima osigurati neometanu uslugu, a s druge strane brinuti se o sigurnosti i zdravlju svih nas. Naša IT podrška u ovim je trenutcima od velike važnosti, a već ustaljenim radom na daljinu neometano nastavlja svoju uslugu. Vjerujemo kako će zajednički doprinos uroditi što skorijem rješenju ove ozbiljne krize.

Čuvajte svoje podatke, ali i još važnije, svoje zdravlje te sigurnost svojih bližnjih! Ofirovci su Vam na raspolaganju.