Ideja, Asana, realizacija

Ofir se sastoji od timova koje čine različiti karakteri. Svi imaju drugačije navike, ali i uloge u projektima. Projekti nas većinom povezuju, no ponekad ih obavlja samo jedan tim. U neke smo uključeni svi; poput izrade web shopa, a za neke je dovoljan jedan zaposlenik. Svi oni imaju svoje rokove i izazove te je u svakom zadatku komunikacija ključna.

Organizacija projekata koji iziskuju zadane rokove u današnje je vrijeme nezamisliva bez pomoćnih alata; aplikacija, platformi, oblaka i različitih drugih pomoćnika u svakodnevnim zadacima, ali i nepredvidivim situacijama.

U svemu tome, jedan alat prednjači. Povezuje sve, neovisno o fleksibilnom radnom vremenu, različitim radnim mjestima pa i lokacijama. To je naša draga Asana. Iako u našim uredima ima ljubitelja yoge, sada ne govorimo o toj vrsti asane, no jasno je odakle naziv dolazi.

Asana – s kojom počinje i završava radni dan

Riječ je o softverskoj platformi za projekt menadžment, organizaciju, komunikaciju, planiranje, bilješke, informacije, ideje i još mnogo toga. Asana je jedna od najvećih i najčešće korištenih aplikacija, što pokazuje preko 10 000 timova koji se svaki mjesec pridružuju korištenju.

I doista, prvo je što nam svima osvane na ekranima, čak i prije radnog vremena. Iako korisnu, Asana ima tu iritantnu mogućnost da putem e-maila podsjeća na radne zadatke koji slijede i to obično oko 5 ujutro!

Zašto smo toliko povezani s Asanom?

Osim što sadrži upute i ključne informacije, bez Asane bismo vjerojatno zaboravili neke zadatke, posebice one najmanje, ali ključne za mikroproduktivnost i završavanje većih zadataka. Neki od nas zasigurno bi zaboravili otići kod zubara, pa čak i neke godišnjice. Privatna se “to-do” lista nerijetko nalazi u kalendaru Asane.

Rame uz rame sa Skype-om, najčešće korištenim kanalom komunikacije u Ofir-u, zasjela je na tron i zasjenila druge aplikacije. Rast obima, kompleksnosti zadataka, novi klijenti i napredak postojećih gurnuli su u povijest neke druge platforme i aplikacije te nas rasporedili u Asanu.

Svakodnevica u Asani

Kako to izgleda? Rasporediti timove, projekte, upute, zahtjeve klijenata, organizirati zadatke i prioritete.

Svi zaposleni prijavljuju se sa svojim pristupnim podacima i tako imaju jedinstven profil s mogućnošću uređivanja, izbora teme, slike i slično. Ofir raspoređuje zadatke prema projektima koji su vezani uz klijente, no imamo i interne projekte putem kojih pratimo informativne i edukativne informacije. Posebno su odvojeni: odsutnosti, godišnji odmori, slobodni dani i slično što uvelike olakšava organizaciju istih.

Ovisno o kompleksnosti projekta, zadaci unutar njega se mogu razvrstavati na informativne, prioritetne, aktualne i ponavljajuće taskove (zadaci unutar Asane). U svakom trenutku moguće je vidjeti, odnosno filtrirati sve zadatke, aktualne ili završene. Osim toga, omogućena je pretraga po riječi, dijelu riječi, zaduženom zaposleniku, klijentu ili projektu. Uz ovu mogućnost snalaženje je uvelike olakšano.

Svatko ima osobnu listu zadataka, koja je vidljiva i u obliku kalendara. Zadaci se mogu razgraničavati, prebacivati po projektima, rasporediti po satima i lako pomicati gdje god ekran dopušta. Mnogobrojne su mogućnosti koje svakodnevno otkrivamo. Jedna od korisnijih je inbox. Ovdje je moguće vidjeti sve aktualnosti, izvršene zadatke, obavijesti, poruke, komentare i slično, vezano uz zadatke u koje ste uključeni ili na kojima ste dodani kao follower (pratitelj).

Javlja nam se svakog dana putem e-maila

Obim dnevnih zadataka bitno se razlikuje o vrsti poslova.

Instalacije, dijagnostike i rad na opremi korisnika najčešće zahtijevaju rad na terenu, pa tako hardver ekipa Asanu koristi najčešće kao podsjetnik ili za informiranje, praćenje napretka i izvršenih zadataka. Oni za razliku od ostalih, ne dijele toliko informacija, poveznica ili sadržaja koji se učitava putem Asane. O njima ćemo u idućim blogovima posebno.

Programeri i developeri kroz manji broj većih i zahtjevnijih zadataka, ne popunjavaju Asanu svakodnevno. Njihovi se zadaci često protežu na dulji vremenski period.

Najviše zadataka kreira marketing tim. Oni su kraćih rokova, najčešće dnevni i tjedni, te zbog toga i najbrojniji. Tu se stvara najveća gužva u Asani i vrlo se lako izgubiti u marketing to-do listi.

S krave na jednoroga

Kako privatno, tako i poslovno, koristimo mnoge druge organizacijske alate poput Google keep za bilješke ili Google kalendar no u mnogo manjim razmjerima, te ovisno o osobnim preferencijama.

Kroz povijest Ofir-a korištene su različite aplikacije. Najzapamćenije su WorkFlowy i simpatični Remember The Milk uz čiji veliki logotip krave i istaknuti popis za kupovinu, sigurno nećete zaboraviti kupiti mlijeko.

Kao pohvalu za izvršeni zadatak, Asana koristi animirane likove koji često izazivaju osmijehe. Feniks, jeti i narval, noviji su likovi s kojima se neki još nisu ni susreli. Najčešći je animirani jednorog koji preleti preko ekrana kada je neki zadatak označen završenim, na neki je način i predstavnik Asane.

Izvor slike: asana.com

Igra, duga i kreativnost

Osim s animiranim likovima, kreativci u Asani uvijek pronalaze način podsjetiti na razne događaje. Burne reakcije izazvali su prošlogodišnjim ažuriranjem platforme, povodom parade ponosa u San Franciscu, gdje su i smješteni. “Dugin tim” Asane i njihova čvrsta potpora LGBTQIA+ zajednici unijeli su promjene u Asani ali i poslali poruku diljem svijeta.

Od tada, jednorogov rep često je obojan duginim bojama, kao i trag koji ostavlja, a ponekad se i završeni zadaci na par trenutaka preliju u bojama duge.

Asana često iznenađuje novim i kreativnim sitnicama, jer kako tvrde igra je bitna i kod odraslih, pomaže u rješavanju problema, jača odnose i pospješuje kreativnost. Jedno je sigurno, Asana definitivno unosi djelić zabave u svakodnevne zadatke.